Lavorare in team non vuol dire necessariamente avere un ufficio e una scrivania fissa. La tecnologia, i nuovi strumenti di comunicazione e soprattutto Internet hanno cambiato completamente il modo di lavorare e di interagire con i propri colleghi.
È anche da queste considerazioni che nasce Meti, un ufficio digitale senza sedi fisse che si estende da Bologna a Milano passando per Campobasso. Lavorare e collaborare con altre persone non vuol dire chiudersi nella stessa stanza. Piuttosto crediamo che la via giusta sia dare spazio a visioni, competenze ed esperienze diverse che spesso passano attraverso i canali digitali. Qualcuno lo definisce smart working, altri remote working. A noi piace chiamarla semplicemente collaborazione e comunicazione a 360°.
Molti amici e clienti ci chiedono: “Ma allora come fate a lavorare insieme a km di distanza?”
Semplice, utilizziamo tutti i canali di comunicazione a nostra disposizione, dando a ciascuno un’importanza e una funzione diversa. Per comodità li classifichiamo con tre colori che vanno da una comunicazione pianificata (verde) a una periodica (arancione) fino ad una urgente e imprevista (rossa).
Verde: la comunicazione pianificata
Fissiamo periodicamente, in genere a inizio mese, delle riunioni via Skype per allinearci sul lavoro da fare, sugli obiettivi del mese e sulle consegne. Quando necessario, la condivisione del mio schermo (pieno di finestre come un palazzo!) diventa protagonista di accesi commenti e confronti su strategie social o di web marketing. Cerchiamo di sfruttare ogni singolo istante della chiamata per condividere, tirare fuori nuove idee e spunti di riflessione e perché no, per raccontarci novità e fare qualche risata insieme. L’unione e la condivisione sono due dei valori per noi fondamentali che a nostro parere contribuiscono a creare un team di successo e in grado di lavorare efficacemente insieme.
Arancione: la comunicazione periodica
Adoriamo lavorare organizzate e con metodo e per questo abbiamo scelto come fedele compagno di scrivania Google Drive. Pianifichiamo e organizziamo tutto meticolosamente in cartelle e sottocartelle, in modo da avere tutti i documenti e riferimenti ordinati e facilmente rintracciabili da ciascuna di noi e attraverso qualsiasi device. Non manca mai, inoltre, una cartella creativa dove ognuna di noi può aggiungere foto, testi, appunti, siti o qualsiasi altro riferimento possa essere di ispirazione per sé o per le altre. Federica è la regina degli upload massivi con icone, grafiche e mockup freschi freschi di Illustrator e Photoshop!
Rosso: la comunicazione urgente
Chi è senza almeno un gruppo WhatsApp scagli la prima pietra! Lo smartphone è uno strumento che ognuna di noi ha sempre con sé e dal quale riusciamo ad accedere a qualsiasi tipo di file o documento, grafico o testuale. Anche noi, quindi, abbiamo scelto WhatsApp come veicolo per le comunicazioni urgenti. Screenshot, messaggi-telegramma o messaggi-da-molte-righe sono i contenuti che normalmente popolano la chat, fino a quando arrivano i luuuuuuunghiiiiiissiiiiiimiiiiiiiii messaggi vocali di Manuela che, da brava giornalista, coglie, esamina e racconta ogni sfumatura!
La distanza ormai non è più un problema e per lavorare bene non c’è bisogno di condividere lo stesso tetto o la stessa scrivania. Come mi hanno insegnato e ripetuto più volte i miei cari amici di ideato.it, non sempre i migliori professionisti sono accanto a noi o nel nostro raggio d’azione. E allora perché precludersi la possibilità di avere un team unico, competente ed eterogeneo?
Noi abbiamo deciso di non farlo e lavoriamo felicemente insieme da Bologna a Milano (sempre passando per Campobasso!) con la stessa energia e intensità.
Ma quindi quanti uffici digitali esistono? Infiniti, come infinite sono le combinazioni per trovare i giusti collaboratori per il giusto progetto di comunicazione.